Kuidas üks Euroopa parimaid tööandjaid Pärnus tiimiüritust korraldas
Rootsi üheks parimaks tööandjaks tunnistatud FRONTIT valis sel aastal oma iga-aastase suursündmuse, ettevõtte meeskonnaürituse sihtkohaks Pariisi järel Pärnu. 14.-16. septembril saabus Pärnusse enamik ettevõtte 191 töötajast eesmärgiga kogu meeskonnaga ühiseid sihte seada ja meeskonnatunnet tugevdada.
Kuidas sellised otsused sünnivad ja kui suur on selle ettevõtmisele eelnev eeltöö?
Esimene kontakt toimus kuus kuud enne saabumispäeva. Selleks ajaks oli selge, et algselt plaanitud sihtkohaga Lätis keerulise logistika tõttu edasi minna ei saa ja vaadati Eesti suunas. Algselt plaaniti saabuda laevareisiga Riiga ja naaseda Tallinna kaudu, aga kuna Frontiti töötajad tulevad Rootsi eri paigust, siis kulutaksid Lõuna-Rootsi inimesed ebamõistlikult palju aega sihtkohta ja koju tagasi jõudmiseks. Rahuldav lahendus tekkis, kui suudeti laevasõit ja lend omavahel kombineerida nii, et teele asuti laevaga sihtkohaks Tallinn ja konverentsiga sai algust teha juba laevas. Tagasi mindi Rootsi eri linnadesse suunduvate lennukitega. Hotelli abiga organiseerisime Hansaliinide bussitransfeerid sadamast hotelli ja hotellist Tallinna lennujaama.
Määravat rolli kohavalikul mängis grupi puhul reisikorraldaja, kes oli juba kuus aastat aidanud korraldada ettevõtte tiimiüritusi eri maailma paigus. Neil oli eeliseks kliendi usaldus, kuigi tellimuse tegemisel oli laual ka mitmeid teisi alternatiivseid pakkumisi. Kui põhimõtteline otsus Pärnu kasuks oli tehtud, siis hakkasime kavandama ettevõtte külaskäiku, et klient ja ürituse korraldaja saaksid meie poolt pakutu oma silmaga üle vaadata ning saaksime edasise tegevusplaani detailselt läbi arutada. Külaskäik leidis aset maikuu viimastel päevadel, kui ilm oli juba suviselt soe ja Pärnus oli tunda suvist kuurortlinnale omast elurütmi.
Suurte ettevõtmiste puhul standardlahendustest ei piisa
Mängu tuli võtta hulganisti kohalikke koostööpartnereid, et grupi kaks päeva sisukalt ära täita ja vastata kliendi ootustele. Selleks, et kasutada ära Pärnu linna põhiatraktsiooni – liivaranda, viisime kliendi kokku surfiklubi Alohaga. Nemad aitasid läbi viia tiimiürituse rannas, mille käigus valmis kogu Frontit tiimi ühistööna nende loominguline nägemus Frontiti tulevikust. Algselt oli ka plaan korraldada BBQ õhtu rannas aga septembrikuise muutliku ilma tõttu toimus õhtusöök hotelli restorani terrassil. Pärast mitut tundi rannas tugevat tuult trotsinuna oli see igati õige otsus. Pärast õhtusööki ootas gruppi spaapidu, mis tänu meie heale koostööpartnerile TeTech ÖÜ’le muutus selleks õhtuks valgustehnika, eriefektide ning muusika abil ägedaks ööbklubiks.
Vaatamata tihedale programmile toimusid ka konverentsikeskuses mõlemal päeval aktiivsed arutelud ja töötoad. Meie suur konverentsisaal ja üle kohvipauside fuajee asuvad seminariruumid võimaldavad väga mugavalt läbi viia suuremaid kogunemisi, mis päeva käigus jagunevad väiksemateks töögruppideks.
Töö ja lõõgastus käsikäes
Teise päeva pärastlõuna oli jäetud individuaalseteks tegevusteks, kus meie spaahoolitsuste tiim sai lõunast õhtuni täiskoosseisus järjepanu oma lõõgastuse võlukunsti osalejatele pakkuda. Muide, eelregistreerimisel olid hoolitsused just need tegevused, mis kõige kiiremini ära broneeriti. Oli ka neid, kes leidsid võimaluse endale kohapeal veel lisahoolitsuse tellida. Kuna tegemist oli väga sportliku grupiga, siis lisaks hoolitsustele said paljud osalejad nautida meie joogatunde ja Les Mills trenne ning surfiklubi Aloha kajaki või supilaua sõitu või teha pikk sõit rannas fat bike kasutades. Pärnu väikelinna võlu on see, et kõik kohad asuvad üksteisele väga lähedal. Rand on hotellist 5 min kaugusel ja iga osaleja saab iseseisvalt hotellist randa liikuda ja pärast leiab ka iseseisvalt hotelli üles.
Detailid, detailid ja veelkord – detailid!
Pidulik õhtusöök toimus golfiklubi restoranis Eagle. Suurele grupile gaalaõhtusöögi korradamisel on üks keerukas koht menüüs toiduerisustega arvestamine. Buffetmenüüs ja hommikusöögil on see juba tavapärane, et arvestada tuleb taimetoitlaste ning gluteeni- ja laktoositalumatusega ning neile sobivate toitude pakkumisega. Kuidas aga korraldada laudakandmisega õhtusöök nii, et kogu laud saab sujuvalt ja oma toidud ja sealhulgas ka toiduerisustega osalejad saavad kõik õiged toidud? Selle juures on väga palju detaile, mis nõuavad tihedat koostööd tellijaga, et leppida kokku sobivaim korraldus. Lauaplaan aitab olukorda lahendada, aga alati pole see tellijale sobiv lahendus, sest peo formaat eeldas selle grupi puhul inimeste paigutamist laudadesse alles kohale saabudes. Õnneks leidsime koostöös toimiva lahenduse. Teine koostööd eeldav teema on gaalaprogrammi ja toitlustuse ühise ajakava koostamine. See eeldab Frontiti õhtuprogrammi juhtide, restorani toitlustusjuhi ja tehnikapartneri ühistööd.
Korraldaja suurim rõõm saabub siis, kui töö on lõpuks tehtud ning kliendi näol on naeratus. Suurürituste puhul on kindel ainult üks – mitte miski pole kindel. Olgu selleks ilm, haigestumised vms, meie peame olema alati valmis viimase hetke muudatusteks ning varuma omale “plaani B”. Mis muutis Frontit ürituse eriliseks, oli asjaolu, et kogu maja teenused olid 2 päeva aktiivses kasutuses ning tööd said ka kohalikud koostööpartnerid: bussifirma Hansaliinid ja GoTakso, surfiklubi Aloha, restoran Eagle, tehnikapartner TeTech ning sündmust jäädvustanud fotograafid.
Järgmiste suursündmusteni!
